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理学療法士・作業療法士が電話対応する際のポイント-外線編
新人理学療法士・作業療法士が初めに覚える業務の１つに電話対応があります．
新人の頃って時間に余裕があることが多いので電話を取る機会もけっこう多くあります．
今回は理学療法士・作業療法士が電話対応する際のポイントについて主に外線の場合を想定してご紹介させていただきます．
明るくはきはき受け答えする
電話対応の時にはとにかく明るくはきはきと受け答えすることが重要です．
声のトーンを上げて一言一言をはっきりと伝えましょう．
緊張すると早口になりがちですのでゆっくりはっきりというのがポイントです．
相手が高齢者の場合には声量にも注意が必要です．
電話って声のトーンで印象が決まってしまいますから注意が必要です．
役職に様をつけない
リハビリテーション部長様とか
リハビリテーション主任様とか
役職の後ろに「様」をつけるのは間違いです．
様をつけるのであればリハビリテーション部長山本様といったように，名前の後ろに様をつけるようにしましょう．
同じ職場のスタッフには敬称をつけない
いつもは先輩理学療法士・作業療法士のことを〇●さんと「さん」付けで呼んでいることが多いと思いますが，外部の方を相手に話をする際には敬称を用いるのはNGです．
山田さんではなく山田で十分です．
「本日，山田は休暇を取得しておりまして不在です」といったような返答が妥当でしょう．
自分の先輩や上司に敬称をつけないのってなんとなく違和感があるかもしれませんが，社会ではこれが常識です．
少しずつ慣れていくと思います．
もしもしは使わない
外線をとったときについつい「もしもし」なんて言ってしまいがちですが，これもNGです．
「はい，〇●病院リハビリテーション部の〇●です」などと対応しましょう．
ちなみに「もしもし」というのは「申す申す」の略語になりますが目上の方に対して使用するのは失礼にあたりますので注意が必要です．
電話をかける時間にも配慮を
こちらから電話をかける場合には電話をかける時間にも配慮しましょう．
相手の仕事や休憩時間を考慮して連絡する時間を考えられると良いですね．
特に早朝の電話は避けた方が無難です．
あまり早朝に電話をしてしまうと非常識な人間だと思われてしまうでしょう．
クッション言葉を使う
はじめに一言「お忙しいところ失礼します」とか
相手にお願いをする際には「恐れ入りますが」とか
クッション言葉を使うと印象がかなりアップします．
同じ内容を伝える際にもクッション言葉を使うのと使わないのでは印象も大きく変わります．
ちょっとした言葉ですがこういったクッション言葉をうまく使えるとよいですね．
電話を切る時は静かに
相手がクライアントの場合には通常は相手が先に電話を切ることが多いでしょう．
相手が電話を切るのを確認してこちらも電話を切るのが常識です．
こちらが電話を切る時にも「ガチャン」と音がしないようにそっと受話器を置きましょう．
今回は理学療法士・作業療法士が電話対応する際のポイントについて主に外線の場合を想定してご紹介させていただきました．
特に新人理学療法士・作業療法士にとっては電話対応って緊張しますよね．
電話対応も立派な仕事の一つです．
適切に対応できるようにしたいですね．
