理学療法士・作業療法士にお勧めなペーパーレス化

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 理学療法士・作業療法士にお勧めなペーパーレス化 

理学療法士・作業療法士向けの研修会やセミナーが,各地で毎週末行われている状況ですが,皆様は研修会やセミナーの資料をどのように保管されているでしょうか?

熱心に研修会やセミナーに参加すればするほど溜まっていくのが紙の資料だと思います.

今回は研修会やセミナーの資料をどのように整理・保管していけば,効率的かについて考えてみたいと思います.

 

 

 

 

 

 

 

 

 ペーパーレス化 

私も数年前までは研修会やセミナーの資料をファイリングして書棚に保管しておりましたが,年々書棚はいっぱいになり,とても管理がしきれない状況でした.

私がおすすめするのはこの記事のタイトルにも提示しているように,ペーパーレス化です.

紙の資料は1回の研修会でもA4で10~20枚前後配布されますので,ファイリングして保管するとすぐにいっぱいになってしまいます.

この膨大な資料をデータにしてしまうことができれば,パソコン内または外付けハードディスク(またはSSD)に保管できますの,場所を取ることもなく,加えて常にどこにでも持ち運びができますので一石二鳥です.

 

 

 

 

 

 

 具体的にどうやってペーパーレス化するのか? 

まずは紙の資料をスキャナーで取り込みます.

これをPDFファイルへ変換します.

スキャナの機能にもよりますが,できればスキャナーでデータになった後に,OCRを適用して文字で検索をかけられるようにする方法がお勧めです.

PDFファイルはパソコンやタブレットに保管しておけば,いつでも読むことができます.

もう実践されている方も多いかもしれませんが,個人的にはこの方法がベストだと考えています.

この記事ではこのペーパーレス化のメリット・デメリットについても考えてみたいと思います.

 

 

 

 

 

 

 ペーパーレス化のメリット 

ペーパーレス化できれば,保管場所が必要なくなり持ち運びが楽になります.

出張などの際にもデータとして持ち運べば資料を常に携帯することができるわけです.

その上,紙と違って劣化しませんので,長期的な保管といった観点からも優れております.

さらに文字検索をかけられるといった点です.

例えば何かしらの資料を作成する際のことを想像してみてください.

あるキーワードについて資料の中に記載があることを覚えていて,そのキーワードが記載されている箇所を探し出したいといった場合に,ペーパーレス化してOCRを適応しておけば,簡単に探し出すことが出来ますので,非常に効率的です.

 

 

 

 

 

 

 デメリット 

ペーパーレス化のデメリットとしては初期投資が必要であるといった点です.

パソコンはもちろんですがスキャナー(可能であればOCR機能のついたもの)が必要となります.

最近はパソコン・スキャナーともに低価格化が進んではいますがやはり合わせて10万前後は必要と思われます.

パソコンはすでに持っている方も多いと思いますし,最近はプリンタもスキャナーを搭載した複合機が増えてきていると思いますので,そういったものでも十分に対応できますね.

また何かの不具合でデータが消えてしまうリスクがあるといった点も大きなデメリットです.

可能であれば複数の媒体に保存しておきたいところです.

さらにペーパーレス化するために作業時間が必要といった点もデメリットの1つです.

 

 

 

 

 

 

 おすすめスキャナー 

これは私が使用しているスキャナーです.

スキャンをするにあたって裁断する必要がありますが,とにかく早く両面を同時にスキャンできますので,非常にお勧めです.

 

 

今回は理学療法士・作業療法士が研修会やセミナーの資料をどのように整理・保管していけば,効率的かについて考えてみました.

今回ご紹介したように学療法士・作業療法士にとってメリット・デメリットありますが,個人的にはデメリットを考慮してもメリットの方が大きいので,僕はペーパーレス化を図っています.

もちろん中には紙でなければ嫌だという方もいらっしゃると思いますが,やってみると非常に便利です.

書棚がいっぱいになってきている方はぜひペーパーレス化を考えてみてください.

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