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理学療法士・作業療法士も皆さんも無駄な会議してませんか？
最近は理学療法士・作業療法士もカンファレンスに参加する機会というのは非常に多いと思います．
また職場の管理をする立場にある理学療法士・作業療法士であれば組織の運営にかかわる会議に出席することもあると思います．
ただ会議ってほんとダラダラ無駄なものが多いですよね．
無駄な会議をできるだけ時間短縮してクライアントに関わる時間に充てたいと思うのが理学療法士・作業療法士であれば当然だと思います．
今回は理学療法士・作業療法士が会議を効率的に行うためにはどうすればよいかを考えてみたいと思います．
病院内での会議は非効率的な会議が多い
病院や施設といった職場の形態に関わらず，組織として運営をしてゆくためには，会議を行って物事を決定することは重要です．
ただ理学療法士・作業療法士の参加している会議は本当に意味のある会議になっているでしょうか？
目的が明確でないまま時間だけが経過して，何の結論も得られない会議となっていないでしょうか？
非効率的な会議では疲労感と精神的なストレスだけが残ってしまうことになります．
働き方改革法案が施行され，労働者である理学療法士・作業療法士の勤務時間の見直しが行われております．
会議が問題なのは，会議は多くの人の時間を奪うという点です．
例えば10名が会議に参加して予定よりも30分時間が超過すれば，30分×10名=300分もの時間が無駄になっていることになります．
300分というと5時間です…
5時間あればいろんなことができますよね．
会議を効率化するための工夫
会議の目的を明確にしよう
会議を行う際に重要なのはその目的です．
この会議ではクライアントの退院先を決定することが目的であるとか，この会議ではリハビリテーション部門内での物品購入に関する取り決めを明確にするとか，あらかじめ目的を明確にしておくことが重要です．
定例会議みたいな会議は，集まること自体が目的となっている場合があるので注意が必要です．
とりあえず集まってから考えようといった考え方では時間を無駄に費やしてしまうだけです．
会議に関する事前準備が重要
会議を効率的に行うためには，議論する内容に関して事前に準備をしておくことが重要です．
会議のリーダーとなる方が中心になって準備をします．
準備でも最も重要なのは，会議の進め方を決めておくといった点です．
議事次第を作成して，どのような順で話を進めていくのかを明確にします．
課題が複数提示されていれば，参加者も1つの課題の協議に費やせる時間をおおよそ計算できます．
また議事次第に会議の終了時間を明記しておくことも重要です．
これでだらだら会議にならなくてすみます．
会議の時間配分を決めておく
会議に費やす時間と各課題に費やす時間をあらかじめ決定しておくことも重要です．
1時間の会議で3つ議題があるのであれば，議題1には20分，議題2には20分，議題3には10分，まとめに10分といった形式です．
それぞれにかける時間配分を決めておかないと，議題3が検討できなかったという場合もあるので，時間配分をあらかじめ決めておくことが重要です．
議事録を作成する
議事録はその会議の内容を記録しておく上でとても大切な役割を果たします．
議事録を作っておかないと，後から振り返ったときにその会議で決まったことなどが参加者の記憶の中でしかないため曖昧になってしまいます．
そのために前回の会議と同様の内容を繰り返して議論してしまうことになります．
また前回不参加で会った参加者にも前回の協議内容を伝えることができれば，会議は円滑に進みます．
ホワイトボードの活用
資料配布して必要な情報を共有することも大切ですが，会議中に全員が資料ばかりみて下を向いているのは良くありません．
ホワイトボードを使用して会議することで議論が空中戦にならずに見える化されますので，議論の焦点が明確になります．
さらにホワイトボードは議事録の代わりにもなりますので，ホワイトボードを写真撮影して議事録の代わりにするというのも非常に効率的です．
ホワイトボードには，会議の目的・終了条件・時間配分を記載しておきましょう．
これに会議中に出た意見や決定事項を追記していくとよいでしょう．
今回は理学療法士・作業療法士が会議を効率的に行うためにはどうすればよいかを考えてみました．
会議の進行が円滑で予定時間より早く終わって困る理学療法士・作業療法士はいないと思います．
会議を効率的に行って，時間を有効に使いたいものです．
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